SMBF-Datenschutzerklärung

1. Wer ist für die Daten verantwortlich?

PRO AGENCY EUROPE SRL ist der Betreiber von SMBF und der Verantwortliche für Daten im Zusammenhang mit Website-Besuchen, Anfragen, Konten, Verträgen, Zahlungen und Support.

Wenn SMBF personenbezogene Daten von Aufträgen, Mitarbeitern oder Auftragnehmern streng nach den Anweisungen des Kunden verarbeitet, ist der Kunde in der Regel der Verantwortliche und PRO AGENCY EUROPE SRL der Auftragsverarbeiter. Diese Beziehung wird durch das DPA und die Verordnung geregelt.

2. Welche Daten wir möglicherweise erhalten

• Kontakt- und Arbeitsinformationen: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Rolle, Land und Inhalt der Anfrage.
• Konto und Sicherheit: Benutzer-ID, Rollen, Anmeldeverlauf, Einstellungen und technische Protokolle.
• Vereinbarung und Zahlungen: Organisationsdetails, Rechnungsdaten, Rechnungen und Abonnementverlauf; SMBF sollte keine vollständigen Zahlungskartendaten speichern.
• Servicedaten: Vertriebsländer, Bestellungen, SKU, Retouren, Verpackungsbestandteile, Gewicht, Dokumente, Prüfergebnisse und Freigabehistorie.
• Technische Daten: Browsertyp, Gerät, ungefähre Region, Seiten und Ereignisse, die für die Sicherheit und den Betrieb der Website erforderlich sind.
• Unterstützung und Feedback: Korrespondenz, Anhänge, Entscheidungsprotokolle und Korrekturwünsche.

3. Datenquellen

Wir erhalten Daten direkt von einer Person oder ihrer Organisation, von einem nach Kundenwunsch angebundenen Handelssystem, von hochgeladenen Dateien, von vereinbarten Partnern und aus offiziellen öffentlichen Registern.

Auf der aktuellen öffentlichen Site bereiten Formulare die E-Mail im E-Mail-Programm des Benutzers vor und speichern den Inhalt vor dem Senden nicht auf dem Server der Site. Nach dem Absenden des Briefes werden die Daten im SMBF-Postfach verarbeitet.

4. Ziele und Rechtsgrundlage

• Vertragsdurchführung und Handlungen vor Vertragsschluss: Zugang, Zahlungen, Import, Support, Abrechnung und bestellte Leistungen.
• Berechtigtes Interesse: Sicherheit, Missbrauchsprävention, Produktverbesserung, B2B-Kommunikation und Rechtsschutz; Interessen werden mit Menschenrechten verglichen.
• Gesetzliche Verpflichtung: Buchhaltung, Steuerdokumente, Antworten an zuständige Behörden und obligatorische Aufbewahrung.
• Einwilligung: optionale Cookies, individuelle Marketingmitteilungen oder andere Verarbeitungen, für die ausdrücklich eine Einwilligung erforderlich ist. Die Einwilligung kann für die Zukunft widerrufen werden.

5. KI-Verarbeitung und Lösungen

Der AGENT-Modus kann Daten strukturieren und klassifizieren, nach Inkonsistenzen suchen, Erklärungen erstellen und Dokumente entwerfen. SMBF ist so konzipiert, dass ein rechtlich bedeutsames Ergebnis von einer Person bestätigt wird.

Ohne eine gesonderte, transparente Vereinbarung dürfen wir Kundendaten nicht zum Trainieren öffentlicher Modelle verwenden. Vor dem Produktionsstart müssen bestimmte KI-Anbieter, Regionen und Speichermodi in den Unterauftragsverarbeitern und der DPA-Registrierung widergespiegelt werden.

6. An wen die Daten übermittelt werden können

• An autorisierte Mitarbeiter und Auftragnehmer von PRO AGENCY EUROPE SRL auf der Grundlage des minimal erforderlichen Zugangs.
• Für Hosting, E-Mail, Support, Monitoring, Zahlungen und KI-Anbieter – nur nach vertraglicher Prüfung und im für die Leistung erforderlichen Umfang.
• Nationale Register, PROs, autorisierte Vertreter und professionelle Berater, wenn der Kunde den entsprechenden Schritt angeordnet oder Anweisungen gegeben hat.
• An Behörden und andere Empfänger, sofern die Übermittlung gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz von Rechten erforderlich ist.

7. Internationale Überweisungen

SMBF verfolgt beim Datenhosting einen EU-First-Ansatz. Wenn der Empfänger seinen Sitz außerhalb des EWR hat und kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt, kommen die Garantien der DSGVO, wie etwa die Standardvertragsklauseln, zusammen mit einer Prüfung der Übermittlung und ggf. weiteren Maßnahmen zum Einsatz.

Die tatsächlichen Verarbeitungsorte und die Grundlage für Übermittlungen werden im aktuellen Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter vor der Anbindung von Produktionslieferanten angegeben.

8. Haltbarkeit

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck, Vertrag, Streitbeilegung und zwingende Fristen erforderlich ist. Die genauen Produktionszeiten hängen von der Bestellung, den Kundeneinstellungen und den geltenden Buchhaltungs- oder Regulierungsgesetzen ab.

• Kontakte vor Vertragsabschluss – für die Dauer der Verhandlungen und einen angemessenen Zeitraum nach dem letzten Kontakt.
• Konto- und Arbeitsdaten – während der Vertragslaufzeit und der Export-/Löschfrist nach Vertragsende.
• Konten und Buchhaltungsunterlagen – innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist.
• Sicherheitsprotokolle sind für einen begrenzten Zeitraum erforderlich, um das System zu untersuchen und zu schützen.
• Backups werden in einem festgelegten Zyklus gelöscht, nachdem der Hauptdatensatz gelöscht wurde.

9. Ihre Rechte

Je nach Situation kann eine Person Zugang, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit, Einspruch gegen die Verarbeitung und Informationen zu Garantien für die internationale Übermittlung verlangen. Wenn die Grundlage eine Einwilligung ist, kann diese widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.

Die Anfrage wird an hello@smbf.me gesendet. Wir können einen angemessenen Identitätsnachweis und eine Klärung der Anfrage verlangen. Sofern SMBF als Auftragsverarbeiter auftritt, wird die Anfrage an den jeweiligen verantwortlichen Kunden weitergeleitet.

Eine Beschwerde kann bei der zuständigen Aufsichtsbehörde eingereicht werden, einschließlich der rumänischen Nationalen Aufsichtsbehörde für die Verarbeitung personenbezogener Daten (ANSPDCP) oder der Behörde, bei der Sie im EWR leben oder arbeiten.

10. Sicherheit und Vorfälle

Wir ergreifen organisatorische und technische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind, und legen nur die tatsächlich durchgeführten Kontrollen offen. Produktionsarchitektur, Subprozessoren, Backup, Zugriffskontrolle und Reaktion auf Vorfälle müssen aufgezeichnet werden, bevor Kundendaten verarbeitet werden.

Wenn ein Vorfall Daten betrifft, die SMBF im Auftrag eines Kunden verarbeitet, erfolgt die Benachrichtigung und Zusammenarbeit im Einklang mit dem DPA und geltendem Recht.

11. Kinder

SMBF ist ein B2B-Dienst und nicht für Kinder gedacht. Wir holen über die Website oder den Arbeitsbereich wissentlich keine Informationen von Kindern ein.

12. Updates und Kontakt

Wir aktualisieren die Richtlinie, wenn sich Zwecke, Anbieter oder gesetzliche Anforderungen ändern. Wesentliche Änderungen werden auf dieser Seite vermerkt und gegebenenfalls den Kunden mitgeteilt.

Fragen und Datenanfragen: hello@smbf.me.