Erklärung von SMBF zur DSGVO-Konformität

1. Rollen und Pflichten

PRO AGENCY EUROPE SRL ist ein in der EU ansässiges Unternehmen. Für Konten, Verträge und die Website fungiert sie in der Regel als Controllerin; für Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden – als Auftragsverarbeiter. Die Rolle wird vor Beginn der Produktionsabwicklung festgelegt.

2. Datenschutzgrundsätze

• Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz: Zweck, Begründung und Empfänger werden in klarer Sprache erläutert.
• Zweckbeschränkung: Handels- und Berichtsdaten werden nicht automatisch in ein Marketingprofil umgewandelt.
• Minimierung: Zur Berechnung von Gewicht und Länderpflichten werden nur die notwendigen Felder verwendet.
• Genauigkeit: Quelle, Gültigkeitsdatum, Version und menschliche Genehmigung werden neben dem Ergebnis gespeichert.
• Aufbewahrungsbeschränkung: Die Bedingungen sind an den Vertrag, die Beweise und das Gesetz gebunden.
• Integrität und Vertraulichkeit: Zugang und technische Maßnahmen sind dem Risiko angemessen.

3. Datenschutz durch Technikgestaltung

Das gezielte SMBF-Design trennt identifizierende Daten von Rechenattributen, schränkt den Konnektorumfang ein, versioniert Änderungen und erfordert eine menschliche Bestätigung vor rechtlich bedeutsamen Maßnahmen.

Die Produktionsfreigabe sollte die Kontrolle erst dann als gültig erklären, wenn sie implementiert und verifiziert ist.

4. Rechte und Unterstützung des Kunden

SMBF stellt einen Prozess für Themenanfragen bereit und unterstützt Aufsichtskunden bei der Erfüllung dieser Anfragen im Rahmen des DPA. Exportieren und Löschen sind als operative Funktionen konzipiert und nicht nur als Deklarationen in der Richtlinie.

5. Unterauftragsverarbeiter und Übermittlungen

Das tatsächliche Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter wird vor der Produktionsverarbeitung veröffentlicht und nach vorheriger Ankündigung aktualisiert. Für Übertragungen außerhalb des EWR sind ein anwendbarer Mechanismus und eine dokumentierte Bewertung erforderlich.

6. KI-Governance

Der AGENT-Modus hilft bei der Vorbereitung, Erklärung und Überprüfung, sollte jedoch die Quelle, das Vertrauen oder die menschliche Entscheidung nicht verbergen. Kundendaten werden nicht ohne gesonderten Grund und transparente Vereinbarung zum Trainieren eines öffentlichen Modells verwendet.

7. Verantwortlichkeit

Vor der Einführung des entsprechenden Dienstes dokumentiert SMBF Verarbeitungsaufzeichnungen, Aufbewahrung, Reaktion auf Vorfälle, Rechtsgrundlage, DPA, Unterauftragsverarbeiter und technische Maßnahmen. Eine DSFA wird durchgeführt, wenn die Art und das Risiko der Verarbeitung dies erfordern.

Fragen: hello@smbf.me.