Политика конфиденциальности SMBF

1. Кто отвечает за данные

PRO AGENCY EUROPE SRL является оператором SMBF и контролёром данных, связанных с посещением сайта, обращениями, аккаунтами, договором, оплатой и поддержкой.

Когда SMBF обрабатывает персональные данные заказов, сотрудников или контрагентов строго по инструкции клиента, клиент обычно является контролёром, а PRO AGENCY EUROPE SRL — обработчиком. Эти отношения регулируются DPA и Заказом.

2. Какие данные мы можем получать

• Контактные и рабочие данные: имя, рабочий email, телефон, компания, роль, страна и содержание обращения.
• Аккаунт и безопасность: идентификатор пользователя, роли, история входов, настройки и технические журналы.
• Договор и расчёты: реквизиты организации, billing-данные, счета и история подписки; полные данные платёжной карты SMBF не должен хранить.
• Данные сервиса: страны продаж, заказы, SKU, возвраты, упаковочные компоненты, масса, документы, результаты проверок и история согласований.
• Технические данные: тип браузера, устройство, приблизительный регион, страницы и события, необходимые для безопасности и работы сайта.
• Support и feedback: переписка, вложения, записи решений и запросы на исправление.

3. Источники данных

Мы получаем данные непосредственно от человека или его организации, из подключённой по инструкции клиента commerce-системы, из загруженных файлов, от согласованных партнёров и из официальных публичных реестров.

На текущем публичном сайте формы подготавливают письмо в почтовой программе пользователя и не сохраняют содержание на сервере сайта до отправки. После отправки письма данные обрабатываются в почтовом ящике SMBF.

4. Цели и правовые основания

• Исполнение договора и действия до заключения договора: доступ, расчёты, импорт, поддержка, billing и заказанные услуги.
• Законный интерес: безопасность, предотвращение злоупотреблений, улучшение продукта, B2B-коммуникация и защита прав; интерес сопоставляется с правами человека.
• Юридическая обязанность: бухгалтерия, налоговые документы, ответы компетентным органам и обязательное хранение.
• Согласие: необязательные cookies, отдельные маркетинговые сообщения или иная обработка, для которой согласие прямо запрошено. Согласие можно отозвать на будущее.

5. AI-обработка и решения

AGENT mode может структурировать и классифицировать данные, искать несоответствия, составлять объяснения и проекты документов. SMBF проектируется так, чтобы юридически значимый результат подтверждал человек.

Мы не должны использовать данные клиента для обучения общедоступных моделей без отдельного прозрачного соглашения. До production launch конкретные AI-провайдеры, регионы и режимы хранения должны быть отражены в реестре subprocessors и DPA.

6. Кому могут передаваться данные

• Уполномоченным сотрудникам и подрядчикам PRO AGENCY EUROPE SRL по принципу минимально необходимого доступа.
• Поставщикам hosting, email, поддержки, мониторинга, платежей и AI — только после договорной проверки и в объёме, необходимом для услуги.
• Национальным реестрам, PRO, authorised representatives и профессиональным консультантам, когда клиент заказал соответствующий шаг или дал инструкцию.
• Органам власти и иным получателям, если передача требуется законом или необходима для защиты прав.

7. Международные передачи

SMBF придерживается EU-first подхода к размещению данных. Если получатель находится вне ЕЭЗ и решение об адекватности не применяется, используются предусмотренные GDPR гарантии, например Standard Contractual Clauses, вместе с оценкой передачи и дополнительными мерами, когда они необходимы.

Фактические места обработки и основания передач указываются в актуальном реестре subprocessors до подключения production-поставщиков.

8. Сроки хранения

Данные хранятся не дольше, чем необходимо для соответствующей цели, договора, разрешения споров и обязательных сроков. Точные production-сроки зависят от Заказа, настроек клиента и применимого бухгалтерского или регуляторного права.

• Обращения до заключения договора — на период переговоров и разумный срок после последнего контакта.
• Аккаунт и рабочие данные — в течение договора и периода экспорта/удаления после его окончания.
• Счета и бухгалтерские записи — в течение обязательного законом срока.
• Security logs — ограниченный период, необходимый для расследования и защиты системы.
• Резервные копии — удаляются по установленному циклу после удаления основной записи.

9. Ваши права

В зависимости от ситуации человек может запросить доступ, исправление, удаление, ограничение, переносимость, возражение против обработки и информацию о гарантиях международной передачи. Когда основанием является согласие, его можно отозвать без влияния на законность прошлой обработки.

Запрос направляется на hello@smbf.me. Мы можем попросить разумное подтверждение личности и уточнение запроса. Если SMBF действует как обработчик, запрос передаётся соответствующему клиенту-контролёру.

Жалобу можно подать в компетентный надзорный орган, включая Romanian National Supervisory Authority for Personal Data Processing (ANSPDCP), либо орган по месту жительства или работы в ЕЭЗ.

10. Безопасность и инциденты

Мы применяем соразмерные риску организационные и технические меры и раскрываем только фактически внедрённые controls. Production-архитектура, subprocessors, резервное копирование, контроль доступа и incident response должны быть зафиксированы до обработки данных клиента.

Если инцидент затрагивает данные, которые SMBF обрабатывает по поручению клиента, уведомление и сотрудничество осуществляются согласно DPA и применимому праву.

11. Дети

SMBF — B2B-сервис и не предназначен для детей. Мы не запрашиваем сознательно данные детей через сайт или рабочее пространство.

12. Обновления и контакт

Мы обновляем Политику при изменении целей, поставщиков или требований закона. Существенные изменения отмечаются на этой странице и, когда это необходимо, сообщаются клиентам.

Вопросы и запросы о данных: hello@smbf.me.